Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Bearbeitung deiner Personendaten auf dieser Plattform ist:

kyo GmbH
Lothringerplatz 2
4056 Basel, Schweiz
hello@wearekyo.ch
+41 43 499 10 55

Diese Datenschutzerklärung gilt für die kyoX-SaaS-Plattform unter den Domains kyox.ch, my.kyox.ch, app.kyox.ch, das Bewerbungsportal apply.kyox.ch und alle zugehörigen Subdomains.

Für unsere Marketing-Website wearekyo.ch gilt die separate Erklärung unter wearekyo.ch/datenschutz.

Die Plattform selbst ist nicht öffentlich zugänglich. Zugang erhältst du auf Basis eines bestehenden Vertragsverhältnisses – als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter einer Kundenorganisation oder als Mitglied der kyo GmbH.

Das Bewerbungsportal apply.kyox.ch ist dagegen öffentlich und steht jeder Person offen, die sich bei einer Kundenorganisation bewirbt – ein Vertragsverhältnis ist dafür nicht nötig. Für Bewerbungen gelten zusätzlich die Abschnitte „Bewerbungsdaten", „Auftragsverarbeiter" und „Aufbewahrung & Löschung". Die Kurzfassung siehst du direkt im Bewerbungsformular.

Im Rahmen der Plattformnutzung verarbeiten wir folgende Kategorien von Personendaten:

Konto- und Profildaten

• Name, E-Mail-Adresse, Sprache, Rolle (z. B. Promotor, Hostess, Manager)
• Authentifizierungsdaten (Passwort-Hash, Magic-Link-Tokens, WebAuthn-Schlüssel)
• Geräteinformationen für Anmeldungen (Browser, Betriebssystem, Gerätetyp)

Einsatz- und Schichtdaten

• Schichtzuteilungen, Arbeitszeiten, Funktionen, Projektzuordnungen (synchronisiert aus dem Personalplanungs-System der jeweiligen Organisation)
• Check-in- und Check-out-Zeitstempel
• Standortdaten (GPS-Koordinaten) während aktiver Schichten – nur, wenn dies durch die Kundenorganisation aktiviert wurde

Berichts- und Reporting-Daten

• Antworten auf Formularfelder (Text, Zahlen, Auswahllisten)
• Hochgeladene Fotos zu Einsatzberichten
• Bewertungen und Kommentare zu deiner Leistung (Ratings)

Nutzungs- und Protokolldaten

• Audit-Protokolle: Zeitstempel, IP-Adresse, User-Agent, ausgeführte Aktion (für Sicherheits- und Compliance-Zwecke)
• Datenschutzfreundliche Web-Analyse zur Produktverbesserung (siehe Abschnitt „Cookies & Analyse")

Bewerbungsdaten (apply.kyox.ch)

• Kontaktdaten, Geburtsdatum, Wohn-PLZ, Arbeitsbewilligung sowie Körper- und Konfektionsgrösse
• Portraitfoto, Lebenslauf und – je nach Stelle – eine Sprachnachricht oder ein aufgezeichnetes Video-Interview
• Antworten auf die Fragen des Bewerbungsformulars
• Kampagnen-Kennungen aus der aufgerufenen Adresse, zur Erfolgsmessung von Stellenanzeigen

Die Bearbeitung erfolgt zur Erfüllung des zwischen dir oder deiner Organisation und der kyo GmbH geschlossenen Vertrags (Art. 31 Abs. 2 lit. a DSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Audit-Protokolle und Sicherheits-Telemetrie verarbeiten wir gestützt auf unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und nachvollziehbaren Betrieb der Plattform (Art. 31 Abs. 2 lit. a DSG, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Bewerbungsdaten bearbeiten wir zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen, die auf deine Anfrage hin erfolgen (Art. 31 Abs. 2 lit. a DSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Erfolgsmessung von Stellenanzeigen stützt sich allein auf deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); du erteilst sie im Bewerbungsformular und kannst sie jederzeit widerrufen.

Für den Betrieb der Plattform greifen wir auf sorgfältig ausgewählte Dienstleister zurück. Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Auftragsverarbeitungsvereinbarungen (DPA / AVV). Gespeichert und bearbeitet werden Personendaten in der Schweiz und im EWR; die Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung erfolgen durch kyo selbst in der Schweiz.

Eine Ausnahme ist die Erfolgsmessung von Stellenanzeigen im Bewerbungsportal: Wird eine Bewerbung gestartet, übermitteln wir Werbeplattformen wie Meta Kontaktdaten in gehashter Form sowie technische Daten (IP-Adresse, Browser, Klick- und Cookie-Kennung). Diese Anbieter bearbeiten die Daten auch ausserhalb der Schweiz, insbesondere in den USA, gestützt auf das Swiss-U.S. Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln.

Eine konkrete, namentliche Liste der eingesetzten Anbieter stellen wir Vertragspartnern auf schriftliche Anfrage zur Verfügung.

Personendaten der Kundenorganisation und ihrer Nutzerinnen und Nutzer werden grundsätzlich für die gesamte Dauer des Vertragsverhältnisses aufbewahrt, damit du jederzeit auf historische Berichte, Schichten und Auswertungen zugreifen kannst.

Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses werden die Daten innerhalb einer angemessenen Frist gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Längere oder kürzere Aufbewahrungspflichten aus Gesetz (z. B. Obligationenrecht, Sozialversicherungs- oder Buchhaltungsrecht) bleiben vorbehalten und gehen den obigen Fristen vor.

Die Plattform verwendet technisch notwendige Cookies, darunter:

• Authentifizierungs-Cookies: erforderlich für deine Anmeldung
• Mandanten-Auswahl: speichert den zuletzt gewählten Mandanten
• Spracheinstellung: speichert deine bevorzugte Sprache
• Oberflächen-Einstellungen: z. B. Zustand der Seitennavigation

Ausserhalb des Bewerbungsportals werden keine Werbe- oder Tracking-Cookies gesetzt. Im Bewerbungsportal setzen wir nach dem Start der Bewerbung das Cookie _fbp (90 Tage) zur Erfolgsmessung von Stellenanzeigen. Du kannst es in deinem Browser löschen oder blockieren. Zur Produktverbesserung setzen wir datenschutzfreundliche Analyse-Tools ein, die Klicks, Seitenaufrufe, Performance-Metriken und Fehler erfassen. Session-Replays sind deaktiviert.

Mehrere Funktionen der Plattform nutzen Künstliche Intelligenz, etwa die KI-gestützte Formular-Erstellung und die automatische Prüfung von Berichten. Nutzt du eine solche Funktion, werden die betreffenden Eingaben zur Verarbeitung an einen externen KI-Modellanbieter in der EU/im EWR übermittelt. Dieser verarbeitet sie ausschliesslich zur Erfüllung der jeweiligen Funktion und nutzt sie vertraglich nicht zum Training seiner Modelle.

Zur Verarbeitung können dabei Personendaten von Mitarbeitenden einbezogen werden, etwa Namen, Einsätze, Standortangaben oder Bewertungen, die so Teil der Anfrage an den KI-Modellanbieter werden. Automatische Entscheide (etwa die Freigabe eines Berichts) erfolgen anhand der von deiner Organisation festgelegten Regeln und lassen sich überprüfen und korrigieren.

Alle Datenübertragungen sind TLS-verschlüsselt (HTTPS). Datenbank-Zugriffe sind durch Row-Level-Security (RLS) je Mandant abgesichert; jeder Datenzugriff wird in einem Audit-Protokoll erfasst.

Sensible Authentifizierungsdaten (Passwörter, WebAuthn-Schlüssel) werden ausschliesslich als kryptographische Hashes bzw. öffentliche Schlüssel gespeichert.

Im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen stehen dir folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu deiner Person bearbeiteten Daten (Art. 25 DSG, Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 32 Abs. 1 DSG, Art. 16 DSGVO)
• Löschung oder Einschränkung der Bearbeitung (Art. 32 Abs. 2 DSG, Art. 17, 18 DSGVO) – soweit keine vertraglichen oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 28 DSG, Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Bearbeitungen, die auf berechtigtem Interesse beruhen (Art. 30 Abs. 2 lit. b DSG, Art. 21 DSGVO)

Anfragen richtest du bitte an hello@wearekyo.ch. Wir bearbeiten Anfragen innerhalb von 30 Tagen. Zur Identitätsprüfung können wir geeignete Nachweise verlangen.

Du hast das Recht, dich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Schweiz ist dies der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB). Innerhalb der EU ist die Aufsichtsbehörde an deinem Wohnsitz zuständig.

Wir können diese Datenschutzerklärung bei wesentlichen Änderungen anpassen. In diesem Fall wirst du beim nächsten Login erneut zur Kenntnisnahme aufgefordert. Die jeweils aktuelle Version findest du immer auf dieser Seite mit Stand-Datum oben.